1.Qui traite vos données
Le responsable du traitement est la société GROUPY, SARL dont le siège est au 2 rue du Bois de Soeuvres, 35770 Vern-sur-Seiche, qui édite Colabbs sous le nom commercial Synexus. Elle traite les données décrites ici pour fournir le service. Pour toute question sur vos données, écrivez à contact@colabbs.com ou par courrier au siège.
L’application est réservée aux personnes à qui un compte a été créé : il n’y a pas d’inscription libre.
2.Les données traitées
- Votre compte : nom, adresse e-mail, photo si vous en ajoutez une, rôle dans l’organisation, équipes, dates de connexion. Votre mot de passe n’est jamais conservé : seule une empreinte (Argon2id) l’est.
- Vos sessions : adresse IP, navigateur et dates d’utilisation, pour vous montrer vos sessions actives et vous permettre de les fermer.
- Le journal de sécurité : les actions sensibles (connexion, déconnexion, ajout ou retrait d’une boîte, actions d’administration), avec leur date et l’adresse IP. Il ne contient jamais le contenu de vos messages.
- Les boîtes que vous connectez : adresse, fournisseur, état de la synchronisation, et l’autorisation délivrée par le fournisseur (jeton OAuth) ou vos identifiants, chiffrés (AES-256-GCM) et jamais renvoyés à votre navigateur.
- Une copie de vos messages : expéditeur, destinataires, objet, date, contenu, dossiers et libellés, ainsi que le nom, le type et la taille des pièces jointes. Le contenu des pièces jointes n’est pas conservé : il est lu chez le fournisseur quand vous l’ouvrez.
- Le travail d’équipe : statut et prise en charge des conversations des boîtes partagées, notes internes et mentions, tâches et leurs rappels.
- Vos agendas : les événements des agendas Google et CalDAV sont lus en direct chez le fournisseur et ne sont pas copiés. Seul l’agenda hébergé par Colabbs, proposé quand votre hébergeur n’en a pas, conserve ses événements sur nos serveurs.
- Les boîtes hébergées par Colabbs, si votre entreprise en a : leurs messages sont stockés sur nos serveurs de messagerie, à Paris.
- Vos documents : les fichiers déposés dans Documents, leurs versions, leurs noms et dossiers, avec qui ils sont partagés, et les aperçus que nous en tirons (vignettes). Pour un lien public : ses réglages, une empreinte de son adresse et de son mot de passe éventuel (jamais l’adresse ni le mot de passe eux-mêmes), le nombre de téléchargements, et pour chacun la date et l’adresse IP de la personne qui télécharge, dans le journal de sécurité. Pour une demande de fichiers : le nom et, si elle le donne, l’adresse e-mail de la personne qui dépose un fichier, gardés avec ce fichier tant qu’il existe, et l’adresse IP du dépôt dans le journal de sécurité.
- Vos préférences : signatures, affichage, notifications, fuseau horaire.
- Votre abonnement, si vous en prenez un : l’offre, son état, ses dates, le nombre de membres facturés et l’usage mesuré au-delà de l’offre. Le nom et l’adresse de facturation, le numéro de TVA et le moyen de paiement sont saisis chez notre prestataire de paiement, pas chez nous : Colabbs ne reçoit jamais de numéro de carte ni d’IBAN.
- Les offres que l’application vous montre quand votre offre vous arrête (plus de membres, de stockage, d’historique…) : laquelle, quand, et si vous l’avez fermée, ouverte ou demandée à un administrateur. Seulement des identifiants, mesurés par Colabbs lui-même, gardés 13 mois, pour ne pas vous montrer plus d’une offre par jour et savoir lesquelles servent. Si vous vous inscrivez par un lien de parrainage, l’organisation qui vous l’a donné ; pour éviter qu’une équipe se parraine elle-même, notre prestataire de paiement nous dit si deux comptes utilisent la même carte, sans nous en donner le numéro.
3.Pourquoi
Uniquement pour vous permettre de lire, rechercher, organiser, partager et envoyer les messages de vos boîtes, de gérer votre agenda et vos tâches, et pour protéger le service et vos comptes.
Vos données ne servent ni à la publicité, ni au profilage, ni à entraîner un modèle d’intelligence artificielle. Elles ne sont ni vendues ni cédées. Ni le site ni l’application ne contiennent d’outil de mesure d’audience.
4.Les données de Google
Quand vous connectez une boîte Gmail ou Google Workspace, Colabbs demande à Google l’accès à votre adresse e-mail, à votre messagerie (autorisation gmail.modify) et à vos agendas (autorisation calendar) : lire vos messages, en envoyer en votre nom et appliquer vos actions (lu, suivi, archivé, déplacé, libellé, placé dans la corbeille), puis afficher, créer et modifier les événements de vos agendas Google. Cet accès ne permet pas de supprimer définitivement un message.
L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Colabbs respecteront le Règlement sur les données utilisateur des services d’API Google, y compris les exigences de l’utilisation limitée.
En particulier, ces données ne servent qu’à vous fournir les fonctions de l’application, ne sont transférées à personne et ne sont lues par aucune personne, sauf avec votre accord explicite pour un message précis, pour la sécurité du service ou si la loi l’exige. Les administrateurs voient les comptes, les boîtes et le journal de sécurité, jamais le contenu des messages.
Vous pouvez retirer cet accès à tout moment, en déconnectant la boîte dans les paramètres ou depuis votre compte Google.
5.Où sont vos données, et qui y accède
Colabbs s’appuie sur ces prestataires, chacun pour une tâche précise :
- Hostinger héberge l’application et sa base de données, sur un serveur situé en France et administré par Synexus.
- Scaleway héberge, à Paris, les boîtes Colabbs, leurs sauvegardes, les fichiers de Documents, et relaie l’envoi des messages des boîtes Colabbs.
- L’antivirus qui analyse un fichier avant qu’un lien public le serve fonctionne sur un serveur administré par Synexus : il reçoit le contenu du fichier, sans son nom, et ne le conserve pas.
- Brevo envoie les e-mails de l’application (invitation, création de compte, mot de passe, rappels de tâches) : il reçoit votre nom, votre adresse et le contenu de ces e-mails, jamais vos messages.
- Le fournisseur de chaque boîte que vous connectez (Google ou votre hébergeur), pour faire fonctionner cette boîte.
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlande) encaisse les abonnements, calcule la TVA et émet les factures : il reçoit le nom et l’adresse de facturation, l’adresse e-mail du payeur et le moyen de paiement, que Colabbs ne voit pas. Il agit pour une partie de ces données comme responsable de traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité.
Aucun autre tiers n’a accès à vos données.
6.Combien de temps
- Votre compte, tant qu’il existe. Il est fermé par un administrateur.
- Une boîte connectée et la copie de ses messages, tant qu’elle est connectée. La déconnecter supprime de Colabbs ses identifiants et sa copie synchronisée, et retire l’autorisation donnée par Google. Vos messages restent chez votre fournisseur. Avec l’offre Gratuit, cette copie ne garde que les 90 derniers jours ; quand une offre payante prend fin, les messages plus anciens en sortent 15 jours plus tard, sans être touchés chez votre fournisseur.
- L’agenda hébergé par Colabbs, jusqu’à la déconnexion de sa boîte.
- Une organisation supprimée par un propriétaire, 15 jours pour permettre de la restaurer ; ensuite ses boîtes partagées (identifiants et copie), ses équipes, ses discussions, ses invitations et ses mesures d’usage sont supprimées définitivement.
- Un document, tant qu’il existe ; mis à la corbeille, 30 jours. Ses versions précédentes, la durée prévue par l’offre. Les fichiers d’une organisation supprimée le sont avec elle.
- Une session, 30 jours au plus, et 7 jours sans utilisation.
- Les factures et ce qui les justifie, dix ans, comme l’exige le code de commerce. Une organisation dont l’abonnement reste impayé 44 jours est supprimée comme ci-dessus, après plusieurs rappels.
- Les sauvegardes des boîtes hébergées, 90 jours. Le journal de sécurité, la durée nécessaire à la sécurité du service.
8.Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS et TLS), identifiants des boîtes chiffrés, mots de passe jamais conservés en clair, sessions limitées dans le temps, contenu des messages nettoyé puis affiché dans un cadre isolé, images distantes chargées par un relais qui masque votre adresse, et journal des actions sensibles.
9.Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données. Pour les exercer, écrivez à contact@colabbs.com. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL.
10.Modifications
Cette page est mise à jour quand Colabbs change ce qu’il conserve ou partage ; la date en haut de page indique la version en vigueur. Voir aussi les conditions d’utilisation.